Halogatós típus vagy? Könnyen túlvállalod magad? Akkor ez neked szól!

Túlterhelt vagy?

Állandóan túlterheltnek érzed magad? Nem tudod, hol kezdj hozzá a feladataidhoz? Ne aggódj, nem vagy egyedül! Sokan küzdenek a hatékony időmenedzsmenttel.A halogatásnak vége!Tudjuk, milyen érzés, amikor a feladatok halmozódnak, és egyszerűen nem tudsz nekiállni. De ne aggódj, összegyűjtöttünk neked néhány praktikus tippet és trükköt, amelyekkel könnyedén rendet tehetsz a káoszban és hatékonyabbá válhatsz.Fedezd fel, hogyan:

• szervezd meg a napodat
• kezelj több feladatot egyszerre
• mondj nemet a felesleges elfoglaltságokra
• fókuszálj a legfontosabb dolgokra

Kezdj el még ma és élvezd az eredményét!

Mit is tehetnék az időbeosztással?

Priorizálás

Első lépésként priorizálhatod a feladataidat. Ha lehet előre tudni a következő heti feladatokat, akkor célszerű már hétvégén, de inkább a hét utolsó munkanapján egy feladatlistát készíteni, ahol a munkád jelentősége és a kiszabott határidő alapján sorba lehet rendezni a feladatokat.

Tökéletes segítség lehet ebben az időmátrix, amivel a feladatokat fontosság és sürgősség szerint lehet kategorizálni.

Ezen két tényező alapján 4 csoportra bonthatjuk a feladatokat:

1. Sürgős és Fontos
2. Sürgős, de nem Fontos
3. Fontos, de nem Sürgős
4. nem Sürgős és nem is Fontos

Most tekintsük át részletesebben ezt a 4 csoportot:

1.) Sürgős és Fontos kategória:

Ide tartoznak azok a feladatok, amik elkészítése halaszthatatlan, és szűkös a határidő is, amikorra készen kell lennie.

2.) Sürgős, de nem Fontos kategória:

Ide sorolhatók az olyan feladatok, amiket nem lehet elhalasztani, de fontosság szempontjából később is ráérne, pl.: egy megbeszélés vagy egy találkozó.

3.) Fontos, de nem Sürgős kategória:

Az a célunk, hogy a feladatok nagy része ebbe a kategóriába kerüljön. Ide tartozhat pl.: a számlabefizetés.

4.) nem Sürgős és nem is Fontos kategória:

Ezek a tipikus “ráér majd holnap” feladatok, vagyis amik esetében nem gond az sem, ha csúszik egy-két napot, hetet az elkészítése.

Vedd figyelembe a feladat időszükséglét

A teendőid idejének becslése fog segíteni abban, hogy átlásd, mennyi időt vesznek igénybe az adott napra betervezett feladatok. Ebből azt is látni fogod, hogy mennyi feladatot tudsz elvégezni egy nap alatt. Ha nagyon ügyes vagy, akkor a csúszás idejével is számolhatsz. Magyarul, olyan vagány idő-ninja vagy, hogy már  el is kezdted használni az időmenedzsmentet!

Tudni kell NEM-et mondani!

Fontos, hogy tudj “Nem”-et mondani egy váratlanul felmerülő feladatra. Nehéz, de muszáj, mert ez biztosítja azt, hogy minden a tervek szerint haladjon és ne vállald túl magad. Viszont az elengedhetetlen, hogy tudj különbséget tenni a “halaszthatatlan” és a “még ráér” dolgok között, és, hogy tudd  mikor mire kell nemet mondanod.

Hagyj magadnak időt!

Nem csak a váratlan események, de a feladatok időszükséglete is változhat, ha kiderül egy korábban rejtett információ. Ez miatt nem szabad 100%-ra betáblázni a munkaidődet! Időt kell hagyni egy hirtelen felmerülő probéma vagy egy sürgős ügy megoldására. Az a legjobb, ha semmi ilyesmi nem történik, akkor a nap további részében lazíthatsz, de ha forr benned a tettvágy, akkor nyugodtan kezdj bele a másnapi feladataidba. 

"Amit ma megtehetsz, ...", DE halogatás nélkül!

A legutálatosabb dolog tud lenni, mikor olyan feladatot kell elvégezni, amit a hátad közepére se kívánsz. De ki más csinálná meg helyetted? Ilyenkor annyit tudsz tenni, hogy lenyeled a békát, és minél hamarabb nekiállsz. Ezeket nem szabad halogatni, mert később se lesz könnyebb, ess túl rajta mielőbb, és egy gonddal kevesebb.

Kommunikálj, egyeztess, szerezz információt!

Egy tetszőleges feladatnak lehetnek olyan tényezői, amelyek a feladat megkezdésekor nem ismertek. Egy feladat érthetősége és pontos leírása kulcsfontosságú ahhoz, hogy helyesen legyen elvégezve és ne legyen csúszás. Ha valami nem világos, kérdezz rá bátran, ne a beszámoló során derüljenek ki ezek a hiányosságok, mert az már konfliktushoz és kései leadáshoz vezethet. A folyamatos kommunikációval elkerülhetőek a félreértések, valamint szépen felépített időmenedzsmentedben sem okoz károkat.

Tedd szokássá a tervezést!

7. lépés: Tedd szokássá és válj “időmenedzsment guruvá”!

A siker kulcsa a tervezés. Egy jól elkészített és előkészített feladatlistával nem lesz többé gondod az idővel. A becslésekkel látni fogod, hogy körülbelül mire mennyi idő kell, hagyj magadnak réseket egy hirtelen feladatra vagy problémára és nem érhet meglepetés. Az elején tudatosan figyelj rá, hogy minden napra csináld meg az időbeosztásod, így ez később már rutinból fog menni és készséggé fog válni. Vannak, akiknek az a módszerük, hogy este lefekvés előtt megtervezik a másnapjukat, priorizálva a teendőket és így nem kattog az agyuk alvás helyett, reggel pedig azonnal tudják, hogy mihez fogjanak és milyen sorrendben végezzék el a feladatokat.

Ez is egy jó módszer lehet. Próbáld ki a különböző módszereket és találd meg a legtesthezállóbbat!

Összefoglalva

Adj esélyt a feladatok tervezésének és szervezésének, mert nagyban megkönnyítheti az életed és elfelejtheted a csúszásokat és a szervezetlenség egyéb negatív kihatásait.

Időmenedzsment a TimeBeeZ-zel?

Időmenedzsment a TimeBeeZ-zel?

A TimeBeeZ több okos megoldással támogatja az időbeosztásod kezelését. Kialakítottunk ehhez okos funkciókat, és okos megjelenési, megjelenítési megoldásokat. Lássuk mik is ezek!

TimeBeeZ naptár beállítások foglaláshoz

Tegyük fel, hogy kb. 45 percig tart egy szolgáltatásod időigénye, amit az ügyfeleddel töltessz, de szükséged van 15 perc regenerálódásra két ügyfél között. Ekkor be tudod állítani a következőket a naptáradban:

1. Időpont foglalás csak egész órakor, nyitvatartási időben, úgy hogy az ebédidő szabad maradjon
2. A szolgáltatások időtartama egyedileg beállítható, pl. 45 perc hosszúságúra
3. A szolgáltatások esetén egyedi színkódokat alkalmazhatsz
4. Az időpontot foglalók számára tetszőleges mennyiségű és tartalmú egyedi E-mail-t állíthatsz be, amit a TimeBeeZ automatikusan kiküld a Vevőid számára. pl.
   1. Köszönöm, hogy online foglaltál! A foglalt szolgáltatás tartalma: …
   2. Értesítések a foglalásról, hogy ne felejtse el.
   3. Előzetes adatbekérések E-mail-ben
   4. Előzetes tájékoztatások szolgáltatási feltételekről
   5. Utólagos E-mail-ek: 
      1. Köszönjük, hogy igénybe vette szolgáltatásunkat!
      2. Reméljük, hogy elégedett voltál, kérjük értékeld szolgáltatásunkat
      3. Ne felejts időpontot foglalni a következő alkalomra is!
      4. Várunk szeretettel legközelebb is, nézd meg új szolgáltatásainkat
      5. Ajándékozd szolgáltatásainkat
      6. stb.
5. Időpontok átszervezése
   1. A TimeBeeZ segít abban, hogy a lefoglalt időpontok átszervezése könnyed lehessen
6. Lemondási feltételek kezelése
   1. Az időpontok lemondása kényes kérdés, de bármikor közbe jöhet váratlan esemény. 
   2. A TimeBeeZ-ben az időpontok lemondásához különböző fizetési feltételek köthetők.
7. Rendszeres események. 
   1. A tudatos vásárló tudja, hogy pl. hetente szeretne igénybe venni egy szolgáltatást. Ekkor lefoglalná előre az időpontjait, de csak az elsőt fizetné a foglaláskor. A TimeBeeZ a többi foglalás díját automatikusan vonja le a Vásárlótól és utalja ki a Szolgáltatónak.
8. Esemény másolása
   1. A Szolgáltató az eseményeket le tudja másolni és új időpontban megszervezni, hogy az esemény adatait ne kelljen minden alkalommal megadni
9. POST létrehozása
   1. A TimeBeeZ automatikusan képes POST generálására a saját POST rendszerében egy új esemény létrehozásáról.
   2. Gombnyomásra pedig egy meglevő eseményről is képes POST-ot készíteni.
10. Pénzügyi támogatás:
    1. Nem kell foglalkoznod a számlázással, vagy a pénzekkel!
       1. Ha beírod a TimeBeeZ naptáradba egy Vevőd, Ügyfeled foglalását, akkor 
          1. E-mail-ben értesíti a TimeBeeZ a foglalásról
          2. Kifizetheti a foglalási díjat, vagy a teljes szolgáltatási díjat online bankkártyával —> Ekkor a befolyt összeget a TimeBeeZ azonnal kiutalja a számládra!
       2. Online bankkártyás fizetés a foglalások előtt, ha az előleg mértéke:
          1. Nagyobb, mint 0%, vagy 
          2. Nagyobb, mint 0 Ft
          3.  —> Ekkor a befolyt összeget a TimeBeeZ azonnal kiutalja a számládra!
11. Események lezárása
    1. Az események lezárásával lehet a státuszukat befejezettre állítani
    2. Amennyiben nem szeretne a lezárásokkal egyenként foglalkozni a Szolgáltató, a TimeBeeZ automatikusan lezárt státuszúra állítja a múltbeli befejezett időpontokat,, naponta egy alkalommal.
12. JEGYZETEK
    1. Lehetőséged van rá, hogy szöveges jegyzeteket, illetve csatolmányokat rögzíthess az egyes eseményekhez.

Ha kezdetben papírokat is használtál, meg fogod tapasztalni hogy a TimeBeeZ rengeteg hasznos funkciójával alkalmasabb az események rögzítésére.

Állítsd az elvégzett feladatok színét ZÖLD-re, hogy a naptárod látványa is örömmel tölthessen el! :)

Amikor elindítod az elektronikus rendszered, meg fogod tapasztalni, hogy rengeteg felesleges körtől kímél meg.

A lényeg, hogy ne hagyd abba  és váljon az időmenedzsment is egy szokássá!

A TimeBeeZzel eredményesebbé teheted vállalkozásodat és megkönnyítheted saját magad és kollégáid munkavégzését!

• átláthatóbb időmenedzsment
• kevesebb lemondás és bevételkiesés
• több (elégedett) ügyfél, vendég

Mit szólsz, megnézed az INGYENES próbaverziót? ☺

Elmaradozó vendégek, akik még csak le sem mondják időpontjukat 

Hatékony időgazdálkodás szépségszalonoknak: mutatjuk, mi a megoldás!Szépségiparban dolgozóként biztosan Neked is ismerős az alábbi szituáció: a vendég lelkesen időpontot kér Tőled. Mindent megbeszéltek, ám, mire eljön az idő, se híre, se hamva az illetőnek. Se egy telefon, se egy e-mail, mintha egyszerűen köddé vált volna… Te pedig majd felrobbansz az idegtől, hiszen a megbízhatatlan vendég helyett egy másikat is tudtál volna fogadni, aki valóban meg is jelenik a szalonodban, és KIFIZETI a szolgáltatást.